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Datenschutz & Compliance

Datenflüsse in Firmengruppen und Matrixstrukturen absichern KI-Anwendungen datenschutzkonform einführen Ihr Externer Datenschutzbeauftragter mit KI Expertise

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Datenschutz & Compliance

Datenflüsse in Firmengruppen und Matrixstrukturen ordnen

Unternehmen werden gekauft, verkauft, verschmolzen. In Deutschland und Österreich derzeit so häufig wie lange nicht. Oft bleiben die erworbenen Gesellschaften rechtlich eigenständig. Und genau hier beginnt die Herausforderung im Datenschutz: jede GmbH hat die Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter nur für ihre eigenen Aufträge erhalten. Ein Kauf verschmilzt die Datenbestände nicht automatisch, auch nicht, wenn beide Unternehmen dasselbe tun oder den gleichen Eigentümer haben. Die DSGVO kennt kein Konzernprivileg. Eine Schwester- oder Muttergesellschaft ist zunächst wie ein fremder Dritter zu sehen.
Wir ordnen diese Datenflüsse so, dass die Gruppe firmenübergreifend zusammenarbeiten kann und die Datenverarbeitungen dabei datenschutzrechtlich abgesichert sind. Jede Gesellschaft kennt ihre Verantwortung und Aufsichtsbehörden und Geschäftspartner können nachvollziehen, wer was wofür auf welcher Rechtsgrundlage nutzt. Auch international.

Erstgespräch vereinbaren Wie wir arbeiten

Ergebnis

Was Sie bekommen

Eine klare Zuordnung, wer in der Gruppe verantwortlich ist, wer verarbeitet und wer zugreifen darf. Dazu die fachlichen Vorgaben und Gestaltung der passenden Instrumente:
Firmengruppen-Datenverarbeitungsvertrag, Berechtigungskonzepte, zentralisierte Datenverarbeitungen, Matrixvereinbarungen für Führungskräfte, die wir mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihren Anwälten ausgestalten, und bei Transaktionen ein Vorgehen von der Due Diligence bis zur Integration. Das Ergebnis: rechtlich konform und im Alltag störungsfrei. Daten stehen dort zur Verfügung, wo sie betrieblich gebraucht werden und dann auch datenschutzrechtlich abgesichert sind.

Datenschutz in Firmengruppen ist seit mehr als zwölf Jahren und mit über 20 Jahren Erfahrung unser Spezialgebiet, vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern. Wir wissen, welche Inhalte Gruppenverträge und Matrixvereinbarungen brauchen, damit sie vor der Aufsicht bestehen und im Tagesgeschäft nicht stören, und beraten bei ihrer Gestaltung.

Datenschutz

Datenschutz in Unternehmensgruppen
und bei Mergers & Acquisitions.

Ob gewachsene Unternehmensgruppe oder geplanter Unternehmenskauf: Jede Gesellschaft bleibt für ihre Daten verantwortlich. Zusammenarbeit über Gesellschaftsgrenzen hinweg braucht eine Grundlage, die rechtssicher ist und in der Praxis funktioniert.

  • Unternehmensgruppen & Matrixstrukturen

    Zusammenarbeit braucht
    klare Datenwege.

    • Rollen und Zuständigkeiten klären

      Wir schaffen transparente Verantwortlichkeiten und Datenflüsse zwischen Gesellschaften.

    • Gruppenvertrag und Matrixvereinbarungen

      Wir gestalten den Firmengruppen-Datenverarbeitungsvertrag und die Matrixvereinbarungen für Führungskräfte, auch international.

  • Mergers & Acquisitions

    Daten frühzeitig in die
    Transaktion einplanen.

    • Unternehmenswerte prüfen

      Wir unterstützen bei der datenschutzrechtlichen Due Diligence und identifizieren zentrale Risiken.

    • Übergänge sicher gestalten

      Wir begleiten die Integration von Daten, Prozessen und Verantwortlichkeiten und klären, welche Datenbestände zusammengeführt werden dürfen und welche getrennt bleiben müssen.

Vorgehen

Von der Analyse zur Umsetzung

Wir helfen Ihnen, Datenschutzanforderungen in Unternehmensgruppen und Transaktionen strukturiert und lösungsorientiert umzusetzen. Mit hohem IT-Sachverstand und aus einem unternehmerisch betriebswirtschaftlichen Blickwinkel.

  1. 01

    Verstehen

    Wir erfassen, welche Daten vorliegen und wofür sie genutzt werden und werden sollen.

  2. 02

    Zuordnen

    Wir strukturieren, wer verantwortlich ist und wer Zugriff benötigt.

  3. 03

    Gestalten

    Wir entwickeln rechtssichere und praktikable Lösungen für die Zusammenarbeit oder Integration.

Unser Ziel
Daten dort verfügbar machen,
wo sie unternehmerisch gebraucht werden, rechtssicher, mit klaren Strukturen und praktikablen Datenschutz-Gestaltungen.

Typische Konstellationen

Wo Datenflüsse
Ordnung brauchen.

Drei typische Situationen, in denen wir regelmäßig gerufen werden, oft erst, wenn es eilt. Besser ist: vorher.

  • Eine CRM Datenbank
    für viele Gesellschaften.

    Mittelständische Firmengruppen wachsen oft impulsiv. Kundendaten und IT-Strukturen werden zusammengeführt. Ohne die richtige Gestaltung kommt es nicht selten zu Konflikten mit Kunden und Mitarbeitern. Wir erarbeiten die fachlichen Vorgaben für Firmengruppen-Datenverarbeitungsverträge und angepasste AV-Verträge, damit saubere Rechtsgrundlagen entstehen.

  • Matrixstrukturen
    für Führungskräfte.

    Fachliche Führung über Gesellschaften und Länder hinweg. Damit Führungskräfte Informationen rechtssicher verarbeiten dürfen, erarbeiten wir die fachlichen Vorgaben für Matrixvereinbarungen und ein Berechtigungskonzept, das mit der Organisation und ihren Aufgaben mitwächst.

  • Kauf, Verkauf,
    Verschmelzung.

    Vom Datenraum über die Due Diligence bis zur Zusammenführung: Ob Share Deal, Abspaltung oder Asset Deal entscheidet im Datenschutz, welche Daten übergehen dürfen und ob Kundenbestände überhaupt zusammengeführt werden dürfen. Wir begleiten Ihr Transaktionsteam von Anfang an und ermöglichen Ihre unternehmerischen Ziele.

Matrixorganisation

Eine Personalabteilung,
vier GmbHs.

In Matrixorganisationen führen Vorgesetzte Mitarbeitende anderer Gesellschaften, und Zentralfunktionen arbeiten für die ganze Gruppe. Rechtlich sind die Gesellschaften füreinander Dritte. Damit das trotzdem reibungslos läuft, braucht es einen Rahmen, der jeden Datenfluss trägt.

  • Kein Privileg

    Die DSGVO kennt kein Konzernprivileg. Jede Übermittlung zwischen Gesellschaften braucht eine Rechtsgrundlage, in der Regel das berechtigte Interesse am konzerninternen Austausch.

    Quelle: Erwägungsgrund 48 DSGVO

  • Art. 26 / 28

    Gemeinsame Verantwortlichkeit oder Auftragsverarbeitung: Für jede Zentralfunktion muss klar sein, in welcher Rolle sie für die Schwestergesellschaften arbeitet.

    Quelle: Art. 26 und 28 DSGVO

  • 1 Rahmen

    Ein Firmengruppen-Datenverarbeitungsvertrag regelt Rollen, Zwecke, Berechtigungen und Datenflüsse für alle Gesellschaften, ergänzt um Matrixvereinbarungen für Führungskräfte. Wir liefern die datenschutzfachlichen Vorgaben dafür und beraten bei der Gestaltung.

    Quelle: Praxis bbcom secure

  • 2 Länder

    Deutschland und Österreich teilen die DSGVO, haben aber eigene Aufsichtsbehörden, eigene Begleitgesetze (BDSG, DSG) und eigene Regeln zur Mitbestimmung. Eine Gruppe braucht beides im Blick.

    Quelle: BDSG, DSG, ArbVG

National und Internationall

Europäischer Datenschutz - internationale DatenflüsseWir betreuen Firmengruppen mit nationalen und internationalen Gesellschaften seit mehr als zwölf Jahren. Dazu gehören unter anderem Kommunikation mit Landesdatenschutzbehörden, Management von Datenschutzverletzungen und Datenpannen nach Art. 33/34 DSGVO, Datenschutz für Betriebsrat und Betriebsvereinbarungen und dem Datentransfer in Drittstaaten und die USA über Standardvertragsklauseln und verbindliche interne Datenschutzvorschriften.

Typische Auslöser: Zukauf einer GmbH, neue Zentralfunktion, Wechsel des Eigentümers, Anfrage einer Aufsichtsbehörde oder der Wunsch, eine gemeinsame KI-Wissensbasis für die ganze Gruppe aufzubauen.

Unternehmenskauf und Verkauf

Datenschutz beim Unternehmenskauf: Due Diligence und Datenübergang

Due Diligence im Datenraum Der Käufer darf prüfen, aber nicht alles sehen. Beschäftigten- und Kundendaten gehören anonymisiert oder pseudonymisiert in den Datenraum, mit Vertraulichkeitsvereinbarung und dokumentiertem Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip.
Share Deal Beim Kauf der Anteile bleibt die Gesellschaft Verantwortliche, die Daten wechseln den Inhaber nicht. Trotzdem ändern sich Konzernzugehörigkeit, Zentralfunktionen und Verträge, und damit die Datenflüsse.
Asset Deal Beim Kauf von Betriebsteilen gehen die Daten auf einen neuen Verantwortlichen über. Das ist eine Übermittlung: Sie braucht eine Rechtsgrundlage, die Information der Betroffenen und bei Kundendaten ohne laufenden Vertrag ein Widerspruchsverfahren.
Verschmelzung und Carve-out Datenbestände zweier Gesellschaften dürfen nicht einfach zusammengeführt werden; die Zweckbindung bleibt. Beim Herauslösen eines Bereichs müssen Daten sauber getrennt und Zugriffe neu vergeben werden.
Betriebsübergang und Beschäftigtendaten Beim Übergang nach § 613a BGB wechseln Personalakten mit. Was mitgeht, was gelöscht wird und wie die Beschäftigten informiert werden, klären wir vor dem Closing mit Ihnen, Ihren Anwälten und dem Betriebsrat.
Nach dem Closing Verzeichnisse zusammenführen, die Anpassung von Auftragsverarbeitungsverträgen und Konzernregelungen fachlich begleiten, Berechtigungen in den Systemen neu ordnen. Die Integration ist Datenschutzarbeit, nicht nur IT-Arbeit.

Der Kern

Die DSGVO kennt kein Konzernprivileg. Zusammenarbeit in der Gruppe muss man gestalten.

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